Die Lohnsteuerbescheinigung ist die jährliche Zusammenfassung aller lohnsteuerlich relevanten Daten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters, die der Arbeitgeber elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Sie bildet die Grundlage für die spätere Einkommensteuererklärung der betroffenen Person. Grundlage ist § 41b EStG.
Für die Lohnabrechnung markiert die Lohnsteuerbescheinigung den formalen Abschluss eines Lohnsteuerjahres für jede einzelne Mitarbeiterin und jeden einzelnen Mitarbeiter.
Ausschließlich elektronische Übermittlung
Die Lohnsteuerbescheinigung wird seit Jahren ausschließlich elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt – eine Ausstellung in Papierform an das Finanzamt ist nicht mehr zulässig. Der Arbeitgeber stellt der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zusätzlich einen Ausdruck oder eine elektronische Kopie zur eigenen Verwendung zur Verfügung.
Was die Lohnsteuerbescheinigung enthält
Zu den zentralen Pflichtangaben zählen unter anderem:
- Der im Kalenderjahr gezahlte Bruttoarbeitslohn, einschließlich Sachbezügen und geldwerten Vorteilen
- Die einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
- Steuerfreie und pauschal versteuerte Bezüge, jeweils gesondert ausgewiesen
- Sonstige Bezüge wie Abfindungen, die als solche gekennzeichnet werden müssen
- Angaben zu Sozialversicherungsbeiträgen
Wichtig: Bestimmte Zahlungen, etwa Abfindungen, müssen als “sonstige Bezüge” gesondert gekennzeichnet werden. Diese Kennzeichnung ist die Grundlage dafür, dass das Finanzamt bei der Einkommensteuerveranlagung eine mögliche Steuerermäßigung wie die Fünftelregelung überhaupt prüfen kann.
Die Frist
Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres elektronisch übermitteln. Diese Frist verläuft parallel zu anderen Jahresabschlussarbeiten, etwa der Jahresmeldung an die Sozialversicherung.
Sonderfall: Ausstellung bei unterjährigem Austritt
Endet ein Beschäftigungsverhältnis während des Jahres, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung nicht erst zum regulären Jahresendtermin erstellen. In bestimmten Fällen – etwa wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter dies wünscht oder das Beschäftigungsverhältnis endgültig beendet ist – kann eine Bescheinigung bereits unterjährig ausgestellt werden.
Abgrenzung zu Lohnkonto und Jahresmeldung
Die Lohnsteuerbescheinigung steht in engem Zusammenhang mit zwei weiteren Jahresabschlussdokumenten, verfolgt aber jeweils einen eigenen Zweck:
- Das Lohnkonto ist die interne, laufende Dokumentation über das Jahr und die Datengrundlage für die Bescheinigung
- Die Jahresmeldung geht an die Sozialversicherungsträger und betrifft die Rentenversicherung, nicht das Finanzamt
- Die Lohnsteuerbescheinigung selbst geht ausschließlich an die Finanzverwaltung und bildet die Grundlage für die Einkommensteuer der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Abschluss des Lohnkontos für das jeweilige Kalenderjahr
- Zusammenstellung aller lohnsteuerlich relevanten Werte, einschließlich sonstiger Bezüge
- Elektronische Übermittlung an die Finanzverwaltung bis Ende Februar des Folgejahres
- Bereitstellung einer Kopie an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Bei unterjährigem Austritt: gesonderte, vorgezogene Ausstellung nach Bedarf
Relevanz für Startups und KMU
Für die Personalabteilung ist die Lohnsteuerbescheinigung eng mit den übrigen Jahresabschlussarbeiten verknüpft. Eine saubere, laufende Pflege des Lohnkontos während des Jahres erleichtert die Erstellung der Bescheinigung erheblich, statt am Jahresende unter Zeitdruck Daten nachträglich zusammensuchen zu müssen.
Praxistipp: Prüfen Sie insbesondere bei Abfindungen oder anderen Sonderzahlungen frühzeitig, ob diese korrekt als “sonstige Bezüge” gekennzeichnet werden. Eine fehlende Kennzeichnung kann dazu führen, dass Mitarbeitende eine ihnen zustehende Steuerermäßigung nicht ohne Weiteres nachweisen können.
Häufige Fehlerquellen
- Verpasste Frist zum letzten Februartag, wenn andere Jahresabschlussarbeiten Vorrang erhalten
- Fehlende Kennzeichnung sonstiger Bezüge, etwa bei Abfindungen
- Unvollständige Erfassung von Sachbezügen, die im Lohnkonto nicht sauber dokumentiert wurden
- Fehlende gesonderte Bescheinigung bei unterjährigem Austritt, obwohl die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter diese benötigt
Kurz zusammengefasst
Die Lohnsteuerbescheinigung fasst alle lohnsteuerlich relevanten Daten eines Kalenderjahres zusammen und muss bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Für HR zählt vor allem eine korrekte Kennzeichnung sonstiger Bezüge sowie eine laufend gepflegte Datengrundlage im Lohnkonto.
Verwandte Begriffe: Lohnkonto, Jahresmeldung