Die Lohnsteuer ist die Einkommensteuer, die auf Arbeitslohn erhoben wird. Sie wird nicht von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern selbst abgeführt, sondern direkt vom Arbeitgeber bei jeder Gehaltsabrechnung einbehalten und an das zuständige Finanzamt weitergeleitet – man spricht daher auch vom Quellenabzugsverfahren.
Für die Personalabteilung gehört die korrekte Berechnung und Abführung der Lohnsteuer zu den zentralen gesetzlichen Pflichten in der monatlichen Lohnabrechnung.
Wie wird die Lohnsteuer berechnet?
Die Höhe der Lohnsteuer hängt von mehreren Faktoren ab:
- Höhe des Bruttoarbeitslohns
- Lohnsteuerklasse der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
- Freibeträge (z.B. Kinderfreibetrag, Werbungskostenpauschale)
- Kirchensteuerpflicht (sofern zutreffend)
- Sonstige Faktoren wie Steuerfreibeträge, die beim Finanzamt beantragt wurden
Die Berechnung erfolgt nach den amtlichen Lohnsteuertabellen bzw. der Programmablaufpläne des Bundesministeriums der Finanzen, die jährlich aktualisiert werden. In der Praxis übernimmt das die Lohnabrechnungssoftware automatisch.
Die sechs Lohnsteuerklassen im Überblick
| Steuerklasse | Für wen? |
| I | Ledige, Geschiedene, dauernd getrennt Lebende |
| II | Alleinerziehende mit Anspruch auf Entlastungsbetrag |
| III | Verheiratete mit deutlich höherem Einkommen als der Partner (in Kombination mit V) |
| IV | Verheiratete mit ungefähr gleichem Einkommen beider Partner |
| V | Verheiratete mit deutlich niedrigerem Einkommen als der Partner (in Kombination mit III) |
| VI | Für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis |
Wichtig zu wissen: Die Steuerklasse beeinflusst nur die Höhe der monatlich einbehaltenen Lohnsteuer – die tatsächliche Steuerlast wird am Jahresende im Rahmen der Einkommensteuererklärung final ermittelt. Eine “ungünstige” Steuerklasse führt also nicht zu mehr Steuern insgesamt, sondern verschiebt lediglich, wie viel monatlich vorab einbehalten wird.
Lohnsteuer vs. Einkommensteuer
Ein häufiger Punkt der Verwirrung: Die Lohnsteuer ist keine eigenständige Steuerart, sondern eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Am Jahresende gleicht die Einkommensteuererklärung die tatsächliche Steuerschuld mit der bereits einbehaltenen Lohnsteuer ab – daraus ergibt sich entweder eine Rückerstattung oder eine Nachzahlung.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Ermittlung des zu versteuernden Bruttoarbeitslohns
- Anwendung der individuellen Lohnsteuerklasse und ggf. hinterlegter Freibeträge
- Berechnung der Lohnsteuer nach amtlicher Tabelle
- Einbehalt bei der Gehaltsauszahlung
- Anmeldung und Abführung an das Finanzamt (meist monatlich, bei kleineren Betrieben ggf. quartalsweise)
- Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende
Relevanz für Startups und KMU
Gerade bei internationalen Teams oder Mitarbeitenden mit ungewöhnlichen Beschäftigungsverhältnissen (z.B. Werkstudentinnen und Werkstudenten, Minijobberinnen und Minijobber, Mitarbeitende mit Nebenjob) ist die korrekte Zuordnung der Lohnsteuerklasse fehleranfällig. Fehler wirken sich zwar nicht auf die Gesamtsteuerlast der Mitarbeitenden aus, können aber zu unnötigen Rückfragen und Vertrauensverlust führen, wenn die monatliche Nettoauszahlung von den Erwartungen abweicht.
Praxistipp: Bei Neueinstellungen lohnt sich ein kurzer Check, ob die im Lohnabrechnungssystem hinterlegte Steuerklasse mit den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) beim Finanzamt übereinstimmt – Abweichungen fallen sonst oft erst bei der ersten Abrechnung auf.
Häufige Fehlerquellen
- Veraltete oder falsche Steuerklasse im Abrechnungssystem hinterlegt
- Nicht berücksichtigte Freibeträge, wodurch zu viel Lohnsteuer einbehalten wird
- Verspätete Anmeldung der Lohnsteuer beim Finanzamt, was zu Säumniszuschlägen führen kann
- Fehlerhafte Behandlung von Sonderzahlungen (Boni, Abfindungen), die eigenen steuerlichen Regeln folgen
Kurz zusammengefasst
Die Lohnsteuer ist die vom Arbeitgeber direkt einbehaltene und abgeführte Einkommensteuer auf Arbeitslohn. Ihre Höhe richtet sich nach Bruttolohn, Steuerklasse und individuellen Freibeträgen. Für HR ist vor allem die korrekte und aktuelle Pflege der Steuerklassen und ELStAM-Daten entscheidend, um Fehler in der monatlichen Abrechnung zu vermeiden.
Verwandte Begriffe: Arbeitnehmerbrutto, Sozialversicherungsbeiträge, Nettolohn