Ein Lohnjournal ist eine zusammenfassende Übersicht aller Gehaltsabrechnungen eines Abrechnungszeitraums. Es listet für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn auf und bildet damit die zentrale Dokumentation eines kompletten Abrechnungslaufs.
Für die Lohnabrechnung ist das Lohnjournal die wichtigste Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, da es die Grundlage für die buchhalterische Verbuchung der Personalkosten liefert.
Was ein Lohnjournal typischerweise enthält
Ein vollständiges Lohnjournal umfasst in der Regel:
- Namen und Personalnummern aller abgerechneten Mitarbeitenden
- Bruttolohn je Mitarbeiterin oder Mitarbeiter
- Einzelne Abzüge: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge
- Nettolohn und tatsächlicher Auszahlungsbetrag
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Summen über alle Mitarbeitenden für den gesamten Abrechnungszeitraum
Abgrenzung zum Lohnkonto
Lohnjournal und Lohnkonto werden häufig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Zwecke erfüllen:
- Lohnjournal: fasst alle Mitarbeitenden für einen Abrechnungszeitraum zusammen – meist einen Monat
- Lohnkonto: dokumentiert eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter über das gesamte Kalenderjahr hinweg
Vereinfacht gesagt: Das Lohnjournal liest sich zeilenweise über die Belegschaft, das Lohnkonto liest sich zeilenweise über die Monate einer einzelnen Person.
Warum das Lohnjournal für die Buchhaltung zentral ist
Die Finanzbuchhaltung verbucht Personalkosten nicht Mitarbeiterin für Mitarbeiter einzeln, sondern auf Basis der Summenwerte aus dem Lohnjournal. Bruttolöhne, Lohnsteuerabführung und Sozialversicherungsbeiträge fließen als Sammelbuchungen in die Finanzbuchhaltung ein. Ein fehlerhaftes oder unvollständiges Lohnjournal wirkt sich damit unmittelbar auf die gesamte Buchhaltung aus.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist
Lohnjournale zählen zu den aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen. Nach § 257 HGB und § 147 AO gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese lange Frist erklärt sich dadurch, dass Betriebsprüfungen häufig mehrere Jahre rückwirkend ansetzen und lückenlose Nachweise verlangen.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Durchführung des monatlichen Abrechnungslaufs für alle Mitarbeitenden
- Automatische Erstellung des Lohnjournals durch die Lohnabrechnungssoftware
- Prüfung der Summenwerte auf Plausibilität
- Übergabe der relevanten Werte an die Finanzbuchhaltung
- Archivierung des Lohnjournals unter Einhaltung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist
Relevanz für Startups und KMU
Gerade bei der Zusammenarbeit mit einer externen Steuerberatung oder Buchhaltung ist das Lohnjournal das zentrale Dokument, das monatlich übergeben wird. Für wachsende Unternehmen lohnt sich ein früher, sauberer Prozess zur Archivierung, da nachträgliche Rekonstruktionen bei fehlenden Unterlagen erheblichen Aufwand verursachen.
Praxistipp: Stellen Sie sicher, dass Lohnjournale automatisiert und revisionssicher archiviert werden, statt sich auf einzelne, manuell abgelegte Dateien zu verlassen. Das schützt vor Datenverlust und erleichtert den Zugriff bei einer späteren Betriebsprüfung erheblich.
Häufige Fehlerquellen
- Fehlende oder lückenhafte Archivierung, wodurch die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nicht eingehalten wird
- Verwechslung mit dem Lohnkonto, obwohl beide Dokumente unterschiedliche Zwecke erfüllen
- Unklare Schnittstelle zur Buchhaltung, wenn Summenwerte nicht konsistent übergeben werden
- Fehlende Plausibilitätsprüfung vor der Weitergabe an die Finanzbuchhaltung
Kurz zusammengefasst
Ein Lohnjournal fasst alle Gehaltsabrechnungen eines Abrechnungszeitraums zusammen und bildet die zentrale Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Es muss zehn Jahre aufbewahrt werden und unterscheidet sich vom Lohnkonto, das die Jahreswerte einer einzelnen Person dokumentiert. Für HR zählt vor allem eine zuverlässige, revisionssichere Archivierung.
Verwandte Begriffe: Lohnsteuer, Betriebsprüfung