Die Krankenkasse als Einzugsstelle übernimmt eine Funktion, die über die reine Krankenversicherung weit hinausgeht: Sie zieht den Gesamtsozialversicherungsbeitrag ein – also Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zusammen – und leitet die jeweiligen Anteile an die zuständigen Träger weiter. Grundlage ist § 28i SGB IV.
Für die Lohnabrechnung ist das ein wichtiges Prinzip: Arbeitgeber überweisen die Beiträge aller vier Sozialversicherungszweige an eine einzige Stelle, statt mit vier verschiedenen Trägern einzeln kommunizieren zu müssen.
Warum die Krankenkasse alle vier Zweige einzieht
Diese Bündelung reduziert den administrativen Aufwand erheblich: Arbeitgeber setzen sich für den laufenden Beitragseinzug nur mit einer einzigen Institution auseinander – der Krankenkasse, bei der die jeweilige Mitarbeiterin oder der jeweilige Mitarbeiter versichert ist. Für diese Aufgabe erhalten die Krankenkassen von den übrigen Sozialversicherungsträgern eine sogenannte Einzugskostenvergütung.
Die Aufgaben der Einzugsstelle im Überblick
Als Einzugsstelle übernimmt die Krankenkasse mehrere zentrale Funktionen:
- Entgegennahme des monatlichen Gesamtsozialversicherungsbeitrags
- Überwachung der fristgerechten Einreichung von Beitragsnachweisen
- Weiterleitung der jeweiligen Anteile an Rentenversicherung, Arbeitsagentur und Pflegekasse
- Geltendmachung nicht rechtzeitig erfüllter Beitragsansprüche gegenüber dem Arbeitgeber
Sonderfall: privat krankenversicherte Mitarbeitende
Wer privat krankenversichert ist, zahlt naturgemäß keine Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung. Dennoch bleiben Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge fällig – und benötigen eine Einzugsstelle. Hier gilt: Zuständig ist die Krankenkasse, bei der die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter zuletzt gesetzlich versichert war. Bestand nie eine gesetzliche Versicherung, muss der Arbeitgeber eine wählbare Krankenkasse als Einzugsstelle bestimmen.
Sonderfall: Minijobs
Für geringfügig Beschäftigte gilt seit 2003 eine eigene Regelung: Statt einer Krankenkasse übernimmt hier ausschließlich die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See die Funktion der Einzugsstelle – für alle vier Sozialversicherungszweige gleichermaßen.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Feststellung der zuständigen Krankenkasse anhand der Versicherung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
- Bei PKV-Versicherten: Ermittlung der zuletzt zuständigen gesetzlichen Krankenkasse oder Auswahl einer wählbaren Kasse
- Monatliche Übermittlung des Beitragsnachweises an die zuständige Einzugsstelle
- Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags an diese Stelle
- Automatische Weiterleitung der einzelnen Anteile durch die Einzugsstelle an die übrigen Träger
Relevanz für Startups und KMU
Für die tägliche Praxis bleibt die Funktion als Einzugsstelle meist im Hintergrund, da Lohnabrechnungssoftware die korrekte Zuordnung automatisch übernimmt. Relevant wird das Thema vor allem bei Mitarbeitenden mit privater Krankenversicherung oder bei einem Kassenwechsel, wenn sich die zuständige Einzugsstelle ändert.
Praxistipp: Dokumentieren Sie bei privat krankenversicherten Mitarbeitenden von Beginn an, welche Krankenkasse als Einzugsstelle fungiert. Das erleichtert spätere Rückfragen erheblich, insbesondere wenn die betreffende Person nie gesetzlich versichert war.
Häufige Fehlerquellen
- Fehlende Einzugsstelle bei PKV-Versicherten, wenn keine vorherige gesetzliche Versicherung ermittelt werden kann
- Verwechslung mit der Minijob-Zentrale, obwohl bei geringfügiger Beschäftigung eine eigene Zuständigkeit gilt
- Nicht aktualisierte Einzugsstelle nach einem Krankenkassenwechsel der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
- Unklare Zuordnung bei gleichzeitiger Beschäftigung mit unterschiedlichen Versicherungsstatus
Kurz zusammengefasst
Die Krankenkasse fungiert als Einzugsstelle für den gesamten Sozialversicherungsbeitrag und leitet die einzelnen Anteile an die zuständigen Träger weiter. Bei privat Versicherten und Minijobs gelten besondere Zuständigkeitsregeln. Für HR zählt vor allem, die korrekte Einzugsstelle bei jeder Neueinstellung sauber zu dokumentieren.
Verwandte Begriffe: Gesetzliche Krankenversicherung (GKV), Minijob-Zentrale