Eine Aufwandsentschädigung ist eine Zahlung, mit der Aufwendungen abgegolten werden, die einer Person im Zusammenhang mit einer nebenberuflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeit entstehen. Anders als regulärer Arbeitslohn ist sie unter bestimmten Voraussetzungen bis zu festgelegten Freibeträgen steuer- und sozialversicherungsfrei.
Für Unternehmen, die nebenberufliche Kräfte beschäftigen – etwa Übungsleiterinnen und Übungsleiter in einem betrieblichen Sportangebot oder ehrenamtlich Engagierte – ist die korrekte steuerliche Einordnung der Aufwandsentschädigung ein wichtiger Baustein der Lohnabrechnung.
Die beiden zentralen Freibeträge
In der Praxis begegnen HR-Verantwortlichen vor allem zwei gesetzlich geregelte Pauschalen.
Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG)
Die Übungsleiterpauschale gilt für nebenberufliche Tätigkeiten mit pädagogischer, künstlerischer oder pflegerischer Ausrichtung, etwa als Trainerin bzw. Trainer, Ausbilderin bzw. Ausbilder oder Betreuerin bzw. Betreuer. Bis zu einem jährlichen Freibetrag bleibt die Aufwandsentschädigung steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern die Tätigkeit im Dienst einer gemeinnützigen, kirchlichen oder öffentlichen Einrichtung ausgeübt wird.
Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG)
Die Ehrenamtspauschale gilt breiter für nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich, die nicht unter die Übungsleiterpauschale fallen – etwa Vorstandstätigkeiten oder Vereinsverwaltung. Auch hier bleibt die Zahlung bis zu einem jährlichen Freibetrag abgabenfrei.
Wichtig: Beide Pauschalen können nicht gleichzeitig für dieselbe Tätigkeit in Anspruch genommen werden, wohl aber nebeneinander, wenn tatsächlich zwei unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt werden.
Abgrenzung zum regulären Arbeitslohn
Damit eine Zahlung als Aufwandsentschädigung anerkannt wird, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden (in der Regel maximal ein Drittel einer Vollzeitstelle)
- Der Arbeitgeber bzw. die begünstigte Einrichtung muss gemeinnützig, kirchlich oder öffentlich-rechtlich sein
- Die Zahlung darf die gesetzlichen Freibeträge nicht überschreiten, ansonsten wird der übersteigende Betrag wie regulärer Arbeitslohn behandelt
Wird eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, verliert die Zahlung ihren steuerbegünstigten Charakter vollständig oder teilweise.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Prüfung, ob die Tätigkeit die Voraussetzungen für Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale erfüllt
- Zuordnung der Zahlung zum passenden Freibetrag
- Korrekte Verbuchung als steuerfreien Bezug bis zur Freibetragsgrenze
- Bei Überschreitung: Verbuchung des übersteigenden Betrags als regulären, steuerpflichtigen Arbeitslohn
- Dokumentation der Tätigkeit und des begünstigten Zwecks für eventuelle Betriebsprüfungen
Relevanz für Startups und KMU
Auch außerhalb klassischer Vereinsstrukturen kommen Unternehmen mit dem Thema in Berührung – etwa wenn Mitarbeitende nebenberuflich für einen gemeinnützigen Verein tätig sind und dafür zusätzlich zum regulären Gehalt eine Aufwandsentschädigung erhalten. Für die Personalabteilung ist dann wichtig zu wissen, dass diese zweite Zahlung unter Umständen getrennt von der regulären Gehaltsabrechnung steuerlich zu behandeln ist.
Praxistipp: Bei Unsicherheit, ob eine Zahlung als Aufwandsentschädigung gilt, lohnt sich eine kurze Rücksprache mit der Steuerberatung – die Abgrenzung zu regulärem Arbeitslohn ist im Einzelfall nicht immer eindeutig.
Häufige Fehlerquellen
- Doppelte Inanspruchnahme beider Pauschalen für dieselbe Tätigkeit
- Fehlende Prüfung der Gemeinnützigkeit der begünstigten Einrichtung
- Überschreitung der Freibetragsgrenze ohne korrekte steuerliche Nachversteuerung des übersteigenden Betrags
- Fehlende Dokumentation der Nebenberuflichkeit, die im Streitfall nachgewiesen werden muss
Kurz zusammengefasst
Eine Aufwandsentschädigung gilt bis zu bestimmten Freibeträgen als steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie eine nebenberufliche, gemeinnützige Tätigkeit betrifft. Für HR ist entscheidend, die Voraussetzungen sauber zu prüfen und die Zahlung korrekt von regulärem Arbeitslohn abzugrenzen.
Verwandte Begriffe: Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge