Die Jahresmeldung ist eine der fünf Meldearten im DEÜV-Verfahren und fasst für jede am 31. Dezember bestehende Beschäftigung die im Kalenderjahr erzielten beitragspflichtigen Entgelte zusammen. Sie bildet für die Sozialversicherungsträger die Grundlage, um individuelle Rentenkonten korrekt fortzuschreiben.
Für die Lohnabrechnung gehört die Jahresmeldung zu den festen Terminen im Januar und Februar, die parallel zu anderen Jahresabschlussarbeiten erledigt werden müssen.
Wer eine Jahresmeldung erhält
Eine Jahresmeldung erstellt der Arbeitgeber für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, deren Beschäftigung am 31. Dezember des jeweiligen Jahres noch besteht. Endet ein Beschäftigungsverhältnis vor dem Jahreswechsel, entfällt für diese Person die Jahresmeldung – stattdessen erfolgt eine reguläre Abmeldung, die die Entgeltdaten bereits enthält.
Die Frist: 15. Februar
Arbeitgeber müssen die Jahresmeldung bis zum 15. Februar des Folgejahres übermitteln. Diese Frist liegt damit deutlich früher als etwa die Fristen für die Lohnsteuerbescheinigung, was in der Praxis zu engem zeitlichen Druck führen kann, insbesondere wenn der Jahresabschluss der Lohnabrechnung parallel zu anderen Jahresendarbeiten läuft.
Was die Jahresmeldung enthält
Die Jahresmeldung umfasst insbesondere:
- Das im Kalenderjahr erzielte beitragspflichtige Bruttoentgelt
- Den relevanten Zeitraum der Beschäftigung im abgelaufenen Jahr
- Den zum Jahresende gültigen Beitragsgruppenschlüssel
- Angaben zur Art der Beschäftigung über den Personengruppenschlüssel
Zusammenspiel mit anderen Jahresabschlussarbeiten
Die Jahresmeldung steht in der Praxis nicht isoliert, sondern läuft parallel zu weiteren Abschlussarbeiten der Lohnabrechnung:
- Der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter
- Der abschließenden Prüfung des Lohnkontos für das abgelaufene Jahr
- Gegebenenfalls einer fälligen jährlichen Lohnsteueranmeldung, sofern das Unternehmen diesen Anmeldezeitraum nutzt
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Ermittlung aller am 31. Dezember bestehenden Beschäftigungsverhältnisse
- Zusammenstellung der im Kalenderjahr erzielten beitragspflichtigen Entgelte je Person
- Prüfung des zum Jahresende gültigen Beitrags– und Personengruppenschlüssels
- Elektronische Übermittlung der Jahresmeldungen bis zum 15. Februar
- Abgleich mit den zeitgleich erstellten Lohnsteuerbescheinigungen
Relevanz für Startups und KMU
Gerade in Unternehmen mit häufigen Personalveränderungen im Jahresverlauf lohnt sich eine frühzeitige Vorbereitung der Jahresmeldungen, statt erst im Februar mit der Zusammenstellung zu beginnen. Fehler bei der Jahresmeldung wirken sich unmittelbar auf die individuellen Rentenkonten der Mitarbeitenden aus und fallen oft erst Jahre später auf.
Praxistipp: Nutzen Sie den Jahreswechsel für einen strukturierten Abgleich zwischen Lohnkonto, Lohnjournal und den zu erstellenden Jahresmeldungen. Ein früher Start im Januar verschafft ausreichend Puffer bis zur Frist am 15. Februar.
Häufige Fehlerquellen
- Verpasste Frist, wenn die Jahresmeldung erst kurz vor dem 15. Februar begonnen wird
- Fehlerhafte Entgeltsummen, wenn unterjährige Korrekturen nicht vollständig berücksichtigt wurden
- Übersehene Sonderfälle, etwa bei unterjährigem Wechsel des Beitragsgruppenschlüssels
- Fehlende Abstimmung mit der parallel zu erstellenden Lohnsteuerbescheinigung
Kurz zusammengefasst
Die Jahresmeldung fasst für alle am 31. Dezember bestehenden Beschäftigungsverhältnisse die im Kalenderjahr erzielten beitragspflichtigen Entgelte zusammen und muss bis zum 15. Februar des Folgejahres übermittelt werden. Für HR zählt vor allem eine frühzeitige Vorbereitung, um die enge Frist parallel zu anderen Jahresabschlussarbeiten sicher einzuhalten.
Verwandte Begriffe: Beitragsgruppenschlüssel, DEÜV-Meldung, Lohnkonto, Personengruppenschlüssel