Workation setzt sich aus den englischen Begriffen “work” und “vacation” zusammen und bezeichnet das mobile Arbeiten aus dem Ausland, meist aus einem Urlaubsland. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bleibt dabei im bestehenden deutschen Arbeitsverhältnis, erbringt die Arbeitsleistung jedoch von einem anderen Standort aus – etwa für einige Wochen aus Spanien oder Portugal.
Für die Lohnabrechnung wirft Workation gleich mehrere Fragen auf: steuerliche Behandlung, sozialversicherungsrechtliche Absicherung und mögliche Risiken für das Unternehmen selbst.
Kein Rechtsanspruch auf Workation
Ein gesetzlicher Anspruch von Mitarbeitenden auf Workation existiert nicht. Der Arbeitgeber entscheidet frei, ob er eine solche Vereinbarung zulässt. Stimmt er zu, übernimmt er damit gleichzeitig die Verantwortung dafür, dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden.
Steuerliche Behandlung: die 183-Tage-Regel
Steuerlich entscheidet meist das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit dem Zielland. Als Faustregel gilt die 183-Tage-Regel: Hält sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter innerhalb eines Steuer- oder Zwölf-Monats-Zeitraums nicht länger als 183 Tage im Ausland auf, bleibt die Besteuerung des Arbeitslohns grundsätzlich in Deutschland. Wird diese Grenze überschritten, kann das Gastland ein Besteuerungsrecht erhalten.
Wichtig: Diese Regel gilt nur, wenn der Arbeitgeber keine Betriebsstätte im Gastland unterhält und kein dortiger Lohnträger die Vergütung zahlt. Sie ist deshalb keine vollständige Entwarnung, sondern nur ein erster Anhaltspunkt.
Das Betriebsstättenrisiko
Ein oft unterschätztes Risiko: Arbeitet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter regelmäßig oder mit gewisser Entscheidungsbefugnis aus dem Ausland – etwa durch Vertragsunterzeichnungen oder Kundenbetreuung vor Ort –, kann daraus eine Betriebsstätte im Gastland entstehen. Das hätte weitreichende steuerliche Folgen für das Unternehmen selbst, nicht nur für die einzelne Mitarbeiterin oder den einzelnen Mitarbeiter.
Sozialversicherungsrechtliche Absicherung
Neben der steuerlichen Seite muss auch die Sozialversicherung während einer Workation abgesichert werden. Je nach Zielland kommen dabei unterschiedliche Nachweise zum Einsatz – von der A1-Bescheinigung innerhalb der EU bis zur Entsendebescheinigung in Abkommensstaaten. Die Details dazu, inklusive der aktuellen Regeln für 2026, finden Sie in unserem Beitrag zu Workation und Sozialversicherung.
Bausteine einer Workation-Richtlinie
Unternehmen, die Workation anbieten, sollten die Rahmenbedingungen schriftlich festhalten. Eine typische Richtlinie regelt:
- Maximale Dauer pro Workation und pro Kalenderjahr
- Zulässige Zielländer, ggf. mit Ausschluss bestimmter Risikoländer
- Arbeitszeiten und Erreichbarkeit während der Workation
- Kostenübernahme, etwa für Reise oder Ausstattung
- Vorlaufzeit für die Beantragung notwendiger Bescheinigungen
Relevanz für Startups und KMU
Workation zählt inzwischen zu den gefragtesten Benefits bei der Personalgewinnung, gerade bei jüngeren Zielgruppen. Gleichzeitig verlangt jedes einzelne Angebot eine individuelle Prüfung – pauschale Zusagen ohne Einzelfallbetrachtung bergen erhebliche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Risiken.
Praxistipp: Führen Sie eine zentrale Übersicht über alle genehmigten Workation-Zeiträume je Mitarbeiterin und Mitarbeiter. Das erleichtert die Prüfung der 183-Tage-Grenze über mehrere Auslandsaufenthalte im Jahr hinweg erheblich.
Häufige Fehlerquellen
- Fehlende schriftliche Vereinbarung, wodurch Dauer und Bedingungen der Workation unklar bleiben
- Nichtberücksichtigung mehrerer Auslandsaufenthalte, die in Summe die 183-Tage-Grenze überschreiten
- Übersehenes Betriebsstättenrisiko bei Mitarbeitenden mit Entscheidungsbefugnis
- Fehlende oder verspätete Absicherung in der Sozialversicherung
Kurz zusammengefasst
Workation bezeichnet das mobile Arbeiten aus dem Ausland innerhalb eines bestehenden deutschen Arbeitsverhältnisses. Steuerlich ist meist die 183-Tage-Regel entscheidend, wobei ein mögliches Betriebsstättenrisiko gesondert geprüft werden sollte. Für HR zählt vor allem eine schriftliche Richtlinie sowie eine zentrale Übersicht über alle Auslandsaufenthalte.
Verwandte Begriffe: Sozialversicherungsbeiträge, DEÜV-Meldung