Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Zahlung des Arbeitgebers, die den Arbeitsweg der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters finanziell entlastet. Anders als das Jobticket handelt es sich dabei meist um eine Barleistung, die nicht zwingend an ein bestimmtes Verkehrsmittel gebunden ist. Einen gesetzlichen Anspruch darauf gibt es nicht – er kann sich jedoch aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung ergeben.
Für die Lohnabrechnung ist der Fahrtkostenzuschuss vor allem wegen seiner steuerlichen Sonderbehandlung relevant, die sich deutlich von einer regulären Gehaltszahlung unterscheidet.
Die Entfernungspauschale als Berechnungsgrundlage
Seit dem 1. Januar 2026 gilt eine vereinfachte, einheitliche Entfernungspauschale von 0,38 € pro Kilometer ab dem ersten Entfernungskilometer – die bisherige Staffelung (0,30 € für die ersten 20 Kilometer, 0,38 € darüber hinaus) ist entfallen. Diese Pauschale bildet die Obergrenze, bis zu der ein Fahrtkostenzuschuss steuerlich begünstigt behandelt werden kann.
Berechnungsbeispiel: Bei 20 Kilometern einfacher Entfernung und angenommenen 15 Arbeitstagen im Monat ergibt sich ein maximal begünstigter Zuschuss von 20 km × 0,38 € × 15 Tage = 114 € monatlich.
Pauschalversteuerung mit 15 %
Statt den Zuschuss regulär als Arbeitslohn zu versteuern, kann der Arbeitgeber ihn mit 15 % pauschaler Lohnsteuer abrechnen, sofern er den Wert der Entfernungspauschale nicht übersteigt. Diese Variante bringt zwei wesentliche Vorteile:
- Der Zuschuss bleibt sozialversicherungsfrei
- Die Abwicklung erfolgt direkt über den Arbeitgeber, ohne dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst tätig werden muss
Wichtig: Diese Pauschalversteuerung mindert jedoch die Entfernungspauschale, die die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter später in der eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen kann. Der pauschal versteuerte Zuschuss wird dafür in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert ausgewiesen.
Abgrenzung zum Jobticket
Ein Zuschuss zu einem Jobticket oder Deutschlandticket folgt eigenen Regeln: Zahlt der Arbeitgeber diesen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, bleibt er nach § 3 Nr. 15 EStG vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei. Diese Steuerfreiheit mindert allerdings ebenfalls die Entfernungspauschale der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.
Alternativ kann der Arbeitgeber – insbesondere bei einer Gehaltsumwandlung – auch hier eine Pauschalversteuerung mit 25 % wählen. Diese Variante mindert die Entfernungspauschale nicht, ist für den Arbeitgeber jedoch mit einer höheren Pauschalsteuer verbunden als die 15-%-Variante beim klassischen Fahrtkostenzuschuss.
Steuerfreie Ausnahmefälle
In zwei Konstellationen bleibt ein Fahrtkostenzuschuss unabhängig von den genannten Pauschalregeln vollständig steuerfrei:
- Bei einer doppelten Haushaltsführung
- Für den Weg zur Berufsschule von Auszubildenden
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Ermittlung der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
- Berechnung des maximal begünstigten Betrags anhand der tatsächlichen Arbeitstage
- Entscheidung für reguläre Versteuerung, 15-%-Pauschale oder – beim Jobticket – Steuerfreiheit bzw. 25-%-Pauschale
- Laufende Anpassung bei Homeoffice-Tagen, da diese nicht in die Berechnung einfließen
- Korrekter Ausweis des pauschal versteuerten Betrags in der Lohnsteuerbescheinigung
Relevanz für Startups und KMU
Ein Fahrtkostenzuschuss ist ein vergleichsweise einfach umzusetzendes Benefit, das insbesondere bei Mitarbeitenden mit langem Arbeitsweg spürbar wirkt. Bei hybriden Arbeitsmodellen mit wechselnden Homeoffice-Tagen empfiehlt sich jedoch eine tagesgenaue statt einer pauschalen Berechnung, um steuerliche Prüfungsrisiken zu vermeiden.
Praxistipp: Vermeiden Sie feste Monatspauschalen unabhängig von der tatsächlichen Anwesenheit. Eine Berechnung auf Basis der real geleisteten Bürotage ist zwar aufwendiger, schützt aber vor einer fehlerhaften Pauschalversteuerung bei Betriebsprüfungen.
Häufige Fehlerquellen
- Feste Pauschalen ohne Tageserfassung, die bei hybrider Arbeit regelmäßig zu falschen Zuschüssen führen
- Verwechslung von Fahrtkostenzuschuss und Jobticket, obwohl unterschiedliche steuerliche Regeln gelten
- Fehlende Berücksichtigung der geminderten Entfernungspauschale bei der Information der Mitarbeitenden
- Veraltete Kilometersätze nach der Vereinheitlichung der Entfernungspauschale zum 1.1.2026
Kurz zusammengefasst
Ein Fahrtkostenzuschuss entlastet Mitarbeitende finanziell beim Arbeitsweg und lässt sich bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 % versteuern. Ein Zuschuss zum Jobticket kann dagegen vollständig steuerfrei bleiben. Für HR zählt vor allem eine tagesgenaue Berechnung sowie die korrekte Wahl der passenden steuerlichen Variante.
Verwandte Begriffe: Sachbezug, Geldwerter Vorteil