Die Drittschuldnererklärung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Auskunft, die der Arbeitgeber nach Zustellung eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses gegenüber der Gläubigerin oder dem Gläubiger abgeben muss. Da der Arbeitgeber im Pfändungsverfahren als Drittschuldner auftritt – er schuldet der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter das Gehalt, nicht der Gläubigerin bzw. dem Gläubiger direkt –, verschafft die Erklärung der Gläubigerseite Klarheit darüber, ob und in welcher Höhe eine Pfändung tatsächlich durchsetzbar ist.
Für die Personalabteilung ist die fristgerechte und vollständige Abgabe dieser Erklärung eine unmittelbare gesetzliche Pflicht, deren Versäumnis eigene finanzielle Risiken für das Unternehmen nach sich ziehen kann.
Gesetzliche Grundlage
Die Pflicht zur Abgabe ergibt sich aus § 840 ZPO (Zivilprozessordnung). Diese Vorschrift verpflichtet den Drittschuldner, der Gläubigerin bzw. dem Gläubiger auf Verlangen bestimmte Auskünfte zu erteilen, sobald ein Pfändungsbeschluss zugestellt wurde.
Welche Angaben die Erklärung enthalten muss
Nach § 840 ZPO sind insbesondere folgende Punkte zu beantworten:
- Anerkennung der Forderung: Erkennt der Arbeitgeber die gepfändete Forderung (also den Gehaltsanspruch) an, und in welcher Höhe?
- Zahlungsbereitschaft: Ist der Arbeitgeber bereit, den pfändbaren Betrag zu zahlen?
- Vorpfändungen: Bestehen bereits andere Pfändungen desselben Einkommens, die vorrangig zu bedienen sind?
- Rechtsstreitigkeiten: Wird die Forderung von einer dritten Partei beansprucht oder ist sie anderweitig streitig?
Frist zur Abgabe
Die Drittschuldnererklärung muss innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung des Pfändungsbeschlusses abgegeben werden. Diese Frist ist vergleichsweise kurz bemessen, weshalb eine zügige interne Weiterleitung des Beschlusses an die zuständige Stelle in der Personal- oder Lohnabteilung entscheidend ist.
Wichtig: Die Erklärung selbst ist keine freiwillige Auskunft, sondern eine Pflicht – wird sie nicht, unvollständig oder verspätet abgegeben, kann der Arbeitgeber der Gläubigerin bzw. dem Gläubiger gegenüber schadensersatzpflichtig werden.
Ablauf in der Praxis
Zustellung des Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses an das Unternehmen Prüfung, ob und in welcher Höhe die Gehaltsforderung tatsächlich besteht Abgleich mit eventuell bereits bestehenden Vorpfändungen Formulierung der Drittschuldnererklärung entsprechend der Vorgaben aus § 840 ZPO Fristgerechte Übermittlung an die Gläubigerin bzw. den Gläubiger innerhalb von zwei Wochen Parallele Umsetzung der eigentlichen Lohnpfändung in der laufenden Gehaltsabrechnung
Relevanz für Startups und KMU
Da Pfändungsbeschlüsse ohne Vorankündigung eintreffen, unterschätzen gerade kleinere Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung häufig die kurze Zwei-Wochen-Frist. Wird die Drittschuldnererklärung übersehen oder verspätet abgegeben, drohen nicht nur rechtliche, sondern auch finanzielle Konsequenzen, da das Unternehmen dann unter Umständen selbst für den ausstehenden Betrag haftet.
Praxistipp: Legt einen klaren internen Prozess fest, wer eingehende Pfändungsbeschlüsse entgegennimmt und wie schnell diese an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden – bei einer Zwei-Wochen-Frist bleibt sonst kaum Reaktionszeit.
Häufige Fehlerquellen
- Versäumte Frist, da der Beschluss intern zu spät weitergeleitet wird
- Unvollständige Angaben, etwa fehlende Informationen zu bereits bestehenden Vorpfändungen
- Verwechslung mit der eigentlichen Pfändungsumsetzung – die Erklärung ist eine Auskunftspflicht, ersetzt aber nicht den tatsächlichen Einbehalt in der Gehaltsabrechnung
- Fehlende Dokumentation, wann und wie die Erklärung abgegeben wurde
Kurz zusammengefasst
Die Drittschuldnererklärung ist die gesetzlich vorgeschriebene Auskunft, die der Arbeitgeber nach § 840 ZPO innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung eines Pfändungsbeschlusses abgeben muss. Sie informiert die Gläubigerin bzw. den Gläubiger über Bestand und Höhe der Gehaltsforderung sowie über eventuelle Vorpfändungen. Für HR ist ein schneller interner Prozess entscheidend, um die kurze Frist zuverlässig einzuhalten.
Verwandte Begriffe: Pfändung, Arbeitnehmerbrutto