Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall verpflichtet Arbeitgeber, erkrankten Mitarbeitenden für einen begrenzten Zeitraum das volle Gehalt weiterzuzahlen, obwohl keine Arbeitsleistung erbracht wird. Grundlage ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG).
Für die Lohnabrechnung gehört die Entgeltfortzahlung zu den häufigsten Sonderfällen überhaupt – praktisch jedes Unternehmen ist regelmäßig damit befasst.
Die Sechs-Wochen-Grenze
Bei Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit zahlt der Arbeitgeber das volle Gehalt für bis zu sechs Wochen fort. Dieser Zeitraum bezieht sich auf dieselbe Erkrankung, nicht auf das Kalenderjahr insgesamt. Nach Ablauf der sechs Wochen übernimmt die Krankenkasse mit dem Krankengeld die weitere Absicherung, das jedoch deutlich unter dem bisherigen Nettogehalt liegt.
Die vierwöchige Wartezeit
Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis ununterbrochen mindestens vier Wochen bestanden hat. Erkrankt eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter innerhalb dieser Wartezeit, besteht zunächst kein Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber – stattdessen greift in dieser Zeit bereits das Krankengeld der Krankenkasse.
Die Fortsetzungserkrankung
Ein häufiger Streitpunkt in der Praxis ist die sogenannte Fortsetzungserkrankung: Erkrankt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter erneut an derselben Krankheit, beginnt der Sechs-Wochen-Anspruch nicht automatisch von vorn. Ein neuer Anspruch entsteht erst, wenn entweder mindestens sechs Monate seit dem Ende der letzten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit vergangen sind oder seit Beginn der ersten Erkrankung zwölf Monate verstrichen sind.
Beispiel: Ein Mitarbeiter fällt im März wegen eines Bandscheibenvorfalls sechs Wochen aus. Erkrankt er im Mai erneut an derselben Diagnose, besteht kein neuer Sechs-Wochen-Anspruch, da weder die Sechs-Monats- noch die Zwölf-Monats-Frist erfüllt ist.
Nachweispflichten: die elektronische AU
Seit 2023 läuft der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die Arztpraxis übermittelt die Daten direkt an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie elektronisch ab. Mitarbeitende müssen die Arbeitsunfähigkeit weiterhin unverzüglich melden, benötigen dafür aber keinen Papiernachweis mehr für den Arbeitgeber.
Wichtig: Die Meldepflicht der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gegenüber dem Arbeitgeber bleibt trotz eAU bestehen – nur der physische Beleg entfällt.
Erstattung über die Umlage U1
Kleinere Unternehmen mit bis zu 30 Beschäftigten erhalten einen Teil der Entgeltfortzahlungskosten über die Umlage U1 erstattet. Den Antrag dafür stellen Arbeitgeber über das elektronische AAG-Verfahren bei der zuständigen Krankenkasse.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Eingang der Krankmeldung durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter
- Abgleich, ob die vierwöchige Wartezeit bereits erfüllt ist
- Prüfung, ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt
- Elektronischer Abruf der eAU-Daten
- Fortzahlung des vollen Gehalts für bis zu sechs Wochen
- Bei Teilnahme am U1-Verfahren: Stellung des Erstattungsantrags über das AAG-Verfahren
Relevanz für Startups und KMU
Gerade in kleinen Teams kann der krankheitsbedingte Ausfall einzelner Mitarbeitender spürbar ins Gewicht fallen – sowohl operativ als auch finanziell. Die Teilnahme am U1-Verfahren macht die Kosten planbarer, entbindet aber nicht von der sorgfältigen Prüfung jedes Einzelfalls, insbesondere bei wiederholten Erkrankungen.
Praxistipp: Dokumentieren Sie bei wiederkehrenden Krankheitsfällen sorgfältig die jeweilige Diagnose und den Zeitraum. Nur so lässt sich im Zweifel nachvollziehen, ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt oder ein neuer Anspruch entstanden ist.
Häufige Fehlerquellen
- Übersehene Wartezeit, wenn Entgeltfortzahlung bereits vor Ablauf der vier Wochen gewährt wird
- Falsche Behandlung von Fortsetzungserkrankungen, wodurch ein neuer Anspruch fälschlich angenommen oder abgelehnt wird
- Verpasste Erstattungsanträge über das AAG-Verfahren, obwohl ein Anspruch auf Umlage U1 besteht
- Fehlende eAU-Abfrage, wodurch die Arbeitsunfähigkeit nicht ordnungsgemäß dokumentiert ist
Kurz zusammengefasst
Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sichert erkrankten Mitarbeitenden für bis zu sechs Wochen das volle Gehalt, sofern die vierwöchige Wartezeit erfüllt ist. Bei Fortsetzungserkrankungen gelten besondere Fristen. Für HR zählt vor allem eine sorgfältige Dokumentation sowie die konsequente Nutzung des U1-Erstattungsverfahrens.
Verwandte Begriffe: Umlage U1, AAG-Antrag