Der AAG-Antrag ist der Erstattungsantrag, mit dem Arbeitgeber Aufwendungen für Entgeltfortzahlung bei Krankheit (U1) oder Mutterschutz (U2) von der zuständigen Krankenkasse zurückfordern. Grundlage ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), das dem Verfahren auch seinen Namen gibt.
Für die Lohnabrechnung ist der AAG-Antrag deshalb relevant, weil ohne ihn keine Erstattung erfolgt – die Teilnahme am Umlageverfahren allein reicht nicht aus.
Ausschließlich elektronisches Verfahren
Seit 2011 lässt sich der AAG-Antrag nur noch elektronisch stellen. Arbeitgeber übermitteln die Daten entweder direkt aus einer systemgeprüften Lohnabrechnungssoftware oder über das SV-Meldeportal, den Nachfolger von sv.net. Ein Antrag in Papierform wird von den Krankenkassen nicht mehr akzeptiert.
Voraussetzungen für einen Antrag
Ein Erstattungsanspruch entsteht nur, wenn bestimmte Grundvoraussetzungen erfüllt sind:
- Das Beschäftigungsverhältnis muss mindestens vier Wochen ununterbrochen bestanden haben
- Bei U1 muss tatsächlich Entgeltfortzahlung wegen Arbeitsunfähigkeit geleistet worden sein
- Bei U2 muss die Zahlung ausschließlich wegen eines mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverbots erfolgt sein
Wann der Antrag gestellt wird
Arbeitgeber stellen den Antrag üblicherweise, nachdem sie das Entgelt bereits fortgezahlt haben – meist im Rahmen der laufenden Entgeltabrechnung. Moderne Lohnabrechnungssoftware erstellt den Antrag dabei automatisiert und übermittelt ihn direkt an die Krankenkasse, was den administrativen Aufwand deutlich reduziert.
Verjährung: vier Jahre Zeit
Ein großer Vorteil des Verfahrens: Der Erstattungsanspruch verjährt erst nach vier Jahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 6 AAG). Wurde ein Antrag also versäumt, lässt sich das rückwirkend noch einige Zeit korrigieren.
Beispiel: Ein Mitarbeiter war im Januar 2023 zwei Wochen krankgeschrieben. Der Arbeitgeber kann den entsprechenden AAG-Antrag noch bis Ende 2027 stellen, da die Frist erst mit Ablauf des Jahres 2023 zu laufen beginnt.
Was passiert bei unvollständigen Angaben?
Sind die Angaben im Antrag unvollständig oder fehlerhaft, kann die Krankenkasse die Erstattung versagen. In der Praxis fordern Krankenkassen bei kleineren Lücken meist zunächst Nachbesserungen an, bevor sie einen Antrag endgültig ablehnen.
Ablauf im Überblick
- Entgeltfortzahlung bei Krankheit oder Mutterschutz leisten
- Erstattungsantrag elektronisch über die Lohnabrechnungssoftware oder das SV-Meldeportal erstellen
- Antrag an die zuständige Krankenkasse übermitteln
- Prüfung durch die Krankenkasse, ggf. Nachforderung fehlender Angaben
- Auszahlung der Erstattung entsprechend dem gewählten Erstattungssatz
Relevanz für Startups und KMU
Gerade in der Anfangsphase eines Unternehmens geraten AAG-Anträge leicht in Vergessenheit, da sie im hektischen Alltag neben der eigentlichen Entgeltabrechnung leicht untergehen. Die vierjährige Verjährungsfrist bietet hier jedoch eine gute Gelegenheit: Ein regelmäßiger Blick zurück auf vergangene Krankheitsfälle kann ungenutzte Erstattungsansprüche aufdecken.
Praxistipp: Prüft mindestens einmal jährlich rückwirkend, ob alle Krankheits- und Mutterschutzfälle der vergangenen Jahre tatsächlich über einen AAG-Antrag abgerechnet wurden. Bei mehreren übersehenen Fällen kann sich daraus eine spürbare Nacherstattung ergeben.
Häufige Fehlerquellen
- Vergessene Anträge, die erst durch eine rückwirkende Prüfung auffallen
- Unvollständige Angaben, die zu einer Ablehnung durch die Krankenkasse führen
- Fehlende Erfüllung der Vier-Wochen-Frist des Beschäftigungsverhältnisses, wodurch kein Anspruch entsteht
- Verwechslung mit der laufenden Umlagezahlung, die unabhängig vom einzelnen Erstattungsantrag erfolgt
Kurz zusammengefasst
Der AAG-Antrag ist der elektronische Erstattungsantrag für Aufwendungen nach dem Umlageverfahren U1 und U2. Er lässt sich nur digital stellen und verjährt erst nach vier Jahren. Für HR zählt vor allem, Anträge zeitnah zu stellen und regelmäßig rückwirkend zu prüfen, ob Ansprüche ungenutzt geblieben sind.
Verwandte Begriffe: Umlage U1, Umlage U2, Sozialversicherungsbeiträge