Die Umlage U1 ist ein Pflichtbeitrag für kleinere Unternehmen, der die Kosten der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall teilweise ausgleicht. Arbeitgeber erhalten dadurch einen Teil des fortgezahlten Lohns erstattet, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter erkrankt. Grundlage ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG).
Für die Lohnabrechnung ist die Umlage U1 relevant, weil sie kleinere Unternehmen finanziell entlastet, die eine längere Krankheitsphase einzelner Mitarbeitender sonst allein tragen müssten.
Wer zur Umlage U1 verpflichtet ist
Die Umlage U1 betrifft ausschließlich Unternehmen mit in der Regel bis zu 30 Beschäftigten. Für die Berechnung dieser Grenze zählen Teilzeitkräfte anteilig, nicht mit vollem Kopfgewicht. Überschreitet ein Unternehmen die Grenze dauerhaft, entfällt die Umlagepflicht – und damit auch der Erstattungsanspruch.
Wie hoch die Erstattung ausfällt
Arbeitgeber können bei ihrer Krankenkasse zwischen verschiedenen Erstattungssätzen wählen, meist zwischen 40 % und 80 % der fortgezahlten Bruttoentgelte. Ein höherer gewählter Erstattungssatz bedeutet gleichzeitig einen höheren Umlagesatz – die Wahl ist also eine Abwägung zwischen laufender Beitragslast und Absicherung im Krankheitsfall.
Beispiel: Ein Unternehmen hat einen Erstattungssatz von 70 % gewählt. Zahlt es einer erkrankten Mitarbeiterin sechs Wochen lang das volle Gehalt fort, erstattet die Krankenkasse 70 % dieser Kosten über das U1-Verfahren.
Abgrenzung zu U2 und U3
Die Umlage U1 ist Teil eines größeren Systems mehrerer Ausgleichsverfahren:
- U1: erstattet Lohnfortzahlungskosten bei Krankheit
- U2: erstattet Kosten bei Mutterschutz, unabhängig von der Unternehmensgröße
- U3: die Insolvenzgeldumlage, die alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße zahlen
Nur U1 kennt also eine Größengrenze – U2 und U3 betreffen grundsätzlich alle Arbeitgeber.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Prüfung, ob das Unternehmen die 30-Mitarbeitenden-Grenze einhält
- Auswahl des gewünschten Erstattungssatzes bei der zuständigen Krankenkasse
- Laufende Berechnung und Abführung der Umlage zusammen mit den übrigen Sozialversicherungsbeiträgen
- Beantragung der Erstattung bei der Krankenkasse nach jedem Krankheitsfall mit Entgeltfortzahlung
- Regelmäßige Prüfung, ob sich die Mitarbeiterzahl verändert hat
Relevanz für Startups und KMU
Gerade für kleinere Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden kann eine längere Erkrankung finanziell spürbar sein. Die Umlage U1 federt dieses Risiko ab und macht die Kosten planbarer. Bei wachsenden Unternehmen lohnt sich eine regelmäßige Prüfung der 30-Mitarbeitenden-Grenze, da der Wegfall der Umlagepflicht auch den Erstattungsanspruch beendet.
Praxistipp: Prüft jährlich, welcher Erstattungssatz angesichts der aktuellen Krankheitsquote im Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll ist. Ein höherer Satz lohnt sich vor allem bei Branchen oder Teams mit überdurchschnittlichen Ausfallzeiten.
Häufige Fehlerquellen
- Übersehene Überschreitung der 30-Mitarbeitenden-Grenze, wodurch fälschlich weiter Erstattungen beantragt werden
- Falsche Berechnung der Teilzeitanteile bei der Ermittlung der maßgeblichen Mitarbeiterzahl
- Verpasste Erstattungsanträge, wodurch Unternehmen bereits gezahlte Umlagebeiträge nicht voll ausschöpfen
- Ungünstig gewählter Erstattungssatz, der nicht zur tatsächlichen Krankheitsquote im Unternehmen passt
Kurz zusammengefasst
Die Umlage U1 erstattet Unternehmen mit bis zu 30 Beschäftigten einen wählbaren Anteil der Lohnfortzahlungskosten bei Krankheit. Für HR zählt vor allem, die Mitarbeitendengrenze im Blick zu behalten und Erstattungsanträge nach jedem Krankheitsfall konsequent zu stellen.
Verwandte Begriffe: AAG-Antrag, Insolvenzgeldumlage, Sozialversicherungsbeiträge, Umlage U2