Praktikant ist nicht gleich Praktikant – und das hat direkte Folgen für die Lohnabrechnung. Kaum eine Beschäftigungsform sorgt in der Sozialversicherung für so viel Verwirrung wie das Praktikum. Dabei hängt die korrekte Beurteilung von Praktikanten in der Lohnabrechnung von wenigen, aber entscheidenden Fragen ab.
Die entscheidende Frage: Ist das Praktikum vorgeschrieben?
Die wichtigste Weichenstellung kommt gleich zu Beginn: Steht das Praktikum in der Studien- oder Prüfungsordnung? Diese eine Frage entscheidet nämlich fast alles Weitere – von der Sozialversicherung bis zum Mindestlohn.
Zwischenpraktikum: Versicherungsfreiheit in der Sozialversicherung
Ist das Praktikum vorgeschrieben, handelt es sich um ein sogenanntes Zwischenpraktikum. Hier greift ein besonderes Privileg: Die Studierende oder der Studierende bleibt in Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei – unabhängig davon, wie viel sie oder er verdient oder wie viele Stunden gearbeitet werden. Die Hochschule verlagert in diesem Fall lediglich einen Teil der Ausbildung in den Betrieb.
Ausnahme Unfallversicherung: Meldepflicht mit Personengruppenschlüssel 190
Eine wichtige Ausnahme gibt es jedoch bei der Unfallversicherung. Sie kennt dieses Sonderprivileg nicht. Deshalb ist jede Praktikantin und jeder Praktikant – ob vorgeschrieben oder freiwillig – über das Unternehmen unfallversichert. Wird zusätzlich ein Entgelt gezahlt, besteht außerdem Meldepflicht. Im Meldeverfahren verwenden Arbeitgeber dafür den Personengruppenschlüssel 190, nicht den sonst üblichen Schlüssel 105.
Freiwillige Praktika: Reguläre Sozialversicherungspflicht
Ganz anders sieht es bei freiwilligen Praktika aus. Hier greifen die allgemeinen Regeln der Sozialversicherung: Versicherungspflicht besteht bereits ab dem ersten Euro, sofern keine andere Ausnahmeregelung eingreift – etwa das Werkstudentenprivileg. Wer also ein freiwilliges Praktikum plant, sollte frühzeitig prüfen, ob eine solche Ausnahme überhaupt vorliegt.
Mindestlohn bei Praktika: Die Drei-Monats-Grenze
Auch beim Mindestlohn gibt es wichtige Unterschiede zwischen den Praktikumsarten. Pflichtpraktika sind grundsätzlich ausgenommen. Bei freiwilligen Praktika gilt dagegen die Drei-Monats-Grenze: Bis zu drei Monaten Dauer besteht keine Mindestlohnpflicht. Dauert das Praktikum länger, gilt der aktuelle Mindestlohn von 13,90 € brutto pro Stunde – und zwar rückwirkend ab dem ersten Tag.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen beschäftigt eine freiwillige Praktikantin zunächst für zwei Monate und zahlt eine Aufwandsentschädigung von 400 € monatlich. Nach Ablauf entscheiden sich beide Seiten spontan für eine Verlängerung um sechs weitere Wochen. Damit überschreitet das Praktikum die Drei-Monats-Grenze – und der Mindestlohn gilt rückwirkend ab dem allerersten Arbeitstag, nicht erst ab dem Tag der Verlängerung. Das Unternehmen muss die Differenz zur bisher gezahlten Vergütung nachzahlen, inklusive der darauf entfallenden Sozialversicherungsbeiträge. Eine nachträgliche Verlängerung über die Drei-Monats-Grenze hinaus kann also teuer werden.
Praktikanten in der Lohnabrechnung: Relevanz für Startups und KMU
Praktikantinnen und Praktikanten sind für viele Startups und KMU eine wichtige, kostengünstige Unterstützung – gerade in Wachstumsphasen. Umso wichtiger ist es, bereits beim Vertragsabschluss zu klären, um welche Art von Praktikum es sich handelt, und diese Einordnung sauber zu dokumentieren. Nur so lässt sich die korrekte Sozialversicherungsbehandlung von Anfang an sicherstellen.
Praxistipp: Lassen Sie sich bei Pflichtpraktika die entsprechende Passage aus der Studien- oder Prüfungsordnung vorlegen und bei jeder Verlängerung eines freiwilligen Praktikums die Drei-Monats-Grenze aktiv gegenprüfen, bevor Sie zustimmen.
Häufige Fehlerquellen
- Falscher Personengruppenschlüssel in der Unfallversicherungsmeldung, wenn 105 statt 190 verwendet wird
- Übersehene Mindestlohnpflicht bei spontanen Verlängerungen freiwilliger Praktika über drei Monate hinaus
- Fehlende Dokumentation der Pflichtpraktikums-Vorschrift, die im Zweifel nachgewiesen werden muss
- Verwechslung mit dem Werkstudentenprivileg, obwohl beide Regelungen unterschiedliche Voraussetzungen haben
Fazit: Praktikanten in der Lohnabrechnung korrekt einordnen
Wer Praktika in der Abrechnung falsch einordnet, riskiert Nachzahlungen und Meldefehler. Die Unterschiede zwischen Zwischenpraktikum, freiwilligem Praktikum und den jeweiligen Sonderregeln sind klein – die Konsequenzen einer falschen Einordnung können es jedoch nicht sein.
Haben Sie Fragen zur korrekten Einordnung von Praktikantinnen und Praktikanten in Ihrer Lohnabrechnung? Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Startups und KMU dabei, auch diese Sonderfälle sicher und korrekt abzubilden.