Eine Nachzahlung liegt vor, wenn Arbeitslohn nicht im ursprünglich vorgesehenen Zeitraum, sondern erst später ausgezahlt wird. Die Gründe reichen von schlichten Berechnungsfehlern über tarifliche Nachwirkungen bis zu rückwirkenden Gehaltserhöhungen. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich handelt es sich dabei um zwei unterschiedliche Konstellationen, die jeweils eigene Regeln mitbringen.
Für die Lohnabrechnung ist die korrekte Einordnung einer Nachzahlung wichtig, weil sich daraus unterschiedliche Berechnungswege für Steuer und Sozialversicherung ergeben.
Zwei Grundkonstellationen
Korrektur eines Fehlers
Wurde in einem oder mehreren zurückliegenden Monaten schlicht zu wenig gezahlt, handelt es sich eindeutig um laufendes Arbeitsentgelt. Der nachgezahlte Betrag gehört rechnerisch in die ursprünglichen Entgeltabrechnungszeiträume und erfordert eine Korrektur dieser Monate.
Rückwirkende Gehaltserhöhung
Wird eine Gehaltserhöhung rückwirkend vereinbart, etwa nach Abschluss von Tarifverhandlungen, handelt es sich sozialversicherungsrechtlich streng genommen ebenfalls um laufendes Arbeitsentgelt. Aus Vereinfachungsgründen haben sich die Sozialversicherungsträger jedoch darauf verständigt, solche Nachzahlungen wie eine Einmalzahlung zu behandeln und dem Monat der tatsächlichen Auszahlung zuzuordnen.
Wie die Sozialversicherung Nachzahlungen zuordnet
Bei der vereinfachten Behandlung als Einmalzahlung gilt: Der nachgezahlte Betrag unterliegt der Beitragspflicht nur bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze. Diese berechnet sich aus der Dauer der Beschäftigung beim selben Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr bis zum Ende des Zuordnungsmonats.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin ist bereits mehrere Jahre beim selben Arbeitgeber beschäftigt und verdient monatlich 4.500 €. Im Juli erhält sie rückwirkend eine Tarifnachzahlung von 3.000 €. Diese wird dem Juli zugeordnet und unterliegt der Beitragspflicht bis zur anteiligen Beitragsbemessungsgrenze für die bisherigen sieben Monate des Jahres.
Die steuerliche Behandlung
Steuerlich wird eine Nachzahlung regulär als Arbeitslohn im Monat der Auszahlung erfasst. Betrifft die Nachzahlung mehrere zurückliegende Jahre und führt zu einer spürbaren Progressionswirkung, kann unter bestimmten Voraussetzungen die Fünftelregelung relevant werden. Seit 2025 wendet jedoch nicht mehr der Arbeitgeber diese Regelung im Lohnsteuerabzug an – die Nachzahlung wird regulär versteuert, die mögliche Steuerermäßigung beantragt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst über die Einkommensteuererklärung.
Verjährung von Nachzahlungsansprüchen
Ansprüche auf Lohnnachzahlung unterliegen grundsätzlich der regulären zivilrechtlichen Verjährung von drei Jahren, sofern Arbeits- oder Tarifvertrag keine kürzere Ausschlussfrist vorsehen. Solche vertraglichen Ausschlussfristen sind in der Praxis verbreitet und verkürzen den Zeitraum, in dem Nachzahlungsansprüche überhaupt noch geltend gemacht werden können, teils erheblich.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Feststellung der Ursache: Korrektur eines Fehlers oder rückwirkende Erhöhung
- Bei Korrekturen: Rückrechnung der betroffenen, zurückliegenden Entgeltabrechnungszeiträume
- Bei rückwirkenden Erhöhungen: Zuordnung zum Auszahlungsmonat als Einmalzahlung
- Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge unter Berücksichtigung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze
- Reguläre steuerliche Erfassung im Monat der Auszahlung
Relevanz für Startups und KMU
Gerade nach Tarifabschlüssen oder größeren internen Korrekturen können Nachzahlungen mehrere Mitarbeitende gleichzeitig betreffen. Für die Personalabteilung lohnt sich eine klare Unterscheidung zwischen echten Korrekturen und rückwirkenden Erhöhungen, da beide unterschiedliche Berechnungswege verlangen.
Praxistipp: Dokumentieren Sie bei jeder Nachzahlung eindeutig, ob es sich um eine Fehlerkorrektur oder eine rückwirkende Erhöhung handelt. Diese Einordnung entscheidet über die korrekte sozialversicherungsrechtliche Behandlung und sollte im Zweifel nachvollziehbar bleiben.
Häufige Fehlerquellen
- Falsche Einordnung als Einmalzahlung, obwohl tatsächlich ein einfacher Korrekturfall vorliegt
- Fehlende Berücksichtigung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze bei größeren Nachzahlungsbeträgen
- Übersehene vertragliche Ausschlussfristen, die kürzer als die gesetzliche Verjährung ausfallen können
- Fälschliche Anwendung der Fünftelregelung im Lohnsteuerabzug, obwohl dies seit 2025 nicht mehr zulässig ist
Kurz zusammengefasst
Eine Nachzahlung beim Lohn wird sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich behandelt, je nachdem, ob eine reine Korrektur oder eine rückwirkende Erhöhung vorliegt. Aus Vereinfachungsgründen gilt Letztere häufig als Einmalzahlung im Auszahlungsmonat. Für HR zählt vor allem eine klare Ursachenzuordnung sowie die korrekte Berücksichtigung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze.
Verwandte Begriffe: Sozialversicherungsbeiträge, Beitragsbemessungsgrenze