Die Lohnsteueranmeldung ist die Steuererklärung, mit der Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer beim Finanzamt anmelden. Der angemeldete Betrag wird gleichzeitig fällig. Grundlage ist § 41a EStG.
Für die Lohnabrechnung gehört die Lohnsteueranmeldung zu den regelmäßig wiederkehrenden Pflichten, deren Häufigkeit von der Höhe der abgeführten Lohnsteuer im Vorjahr abhängt.
Wie oft die Anmeldung fällig wird
Der Anmeldezeitraum richtet sich nach der im Vorjahr insgesamt abgeführten Lohnsteuer:
| Lohnsteuer im Vorjahr | Anmeldezeitraum |
|---|---|
| über 5.000 € | Monatlich |
| über 1.080 € bis 5.000 € | Vierteljährlich |
| bis 1.080 € | Jährlich |
Beispiel: Ein Unternehmen führte im Vorjahr insgesamt 3.500 € Lohnsteuer ab. Dieser Betrag liegt zwischen 1.080 € und 5.000 €. Das Unternehmen meldet die Lohnsteuer im laufenden Jahr also vierteljährlich an.
Fristen im Überblick
Die Anmeldung ist jeweils bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums fällig:
- Monatlich: bis zum 10. des Folgemonats
- Vierteljährlich: bis zum 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar
- Jährlich: bis zum 10. Januar des Folgejahres
Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Bei Überweisung gilt zusätzlich eine Schonfrist von drei Tagen.
Wie die Anmeldung übermittelt wird
Arbeitgeber reichen die Lohnsteueranmeldung elektronisch über ELSTER ein. Eine Übermittlung auf Papier ist nicht mehr zulässig. Nach einer einmaligen Registrierung erhält der Arbeitgeber ein Authentifizierungszertifikat und kann die Anmeldung darüber vornehmen.
Besonderheit bei Unternehmensgründung
Hat ein Unternehmen im Vorjahr noch nicht bestanden, kann kein Vorjahreswert herangezogen werden. Maßgeblich ist dann die auf einen Jahresbetrag hochgerechnete Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats nach der Gründung.
Folgen einer verspäteten Abgabe
Reicht ein Unternehmen die Lohnsteueranmeldung zu spät ein, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Dieser richtet sich nach der Höhe der geschuldeten Lohnsteuer und kann im Einzelfall mehrere Tausend Euro betragen. Bei verspäteter Zahlung droht zusätzlich ein Säumniszuschlag.
Relevanz für Startups und KMU
Gerade neu gegründete Unternehmen unterschätzen häufig, wie schnell die erste Lohnsteueranmeldung fällig wird – bereits mit der ersten Gehaltsabrechnung entsteht die Meldepflicht. Der richtige Anmeldezeitraum lässt sich zu diesem Zeitpunkt nur über eine Hochrechnung ermitteln, nicht über einen tatsächlichen Vorjahreswert.
Praxistipp: Registriert euch frühzeitig bei ELSTER, idealerweise schon vor der ersten Gehaltsabrechnung. Die Freischaltung des Authentifizierungszertifikats dauert oft mehrere Tage.
Häufige Fehlerquellen
- Falscher Anmeldezeitraum, wenn der Vorjahreswert nicht korrekt ermittelt wird
- Verpasste Fristen durch fehlende Erinnerungsprozesse
- Fehlende ELSTER-Registrierung, wodurch die erste Anmeldung sich verzögert
- Übersehene Hochrechnungspflicht bei Unternehmen im ersten Geschäftsjahr
Kurz zusammengefasst
Die Lohnsteueranmeldung meldet einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer beim Finanzamt. Der Anmeldezeitraum – monatlich, vierteljährlich oder jährlich – richtet sich nach der im Vorjahr abgeführten Lohnsteuer. Für HR zählt vor allem, Fristen zuverlässig einzuhalten und die ELSTER-Registrierung frühzeitig vorzunehmen.
Verwandte Begriffe: Lohnsteuer, Betriebsprüfung