Ein Lohnkonto ist die gesetzlich vorgeschriebene, fortlaufende Dokumentation aller lohnsteuerlich relevanten Daten einer einzelnen Mitarbeiterin oder eines einzelnen Mitarbeiters über das gesamte Kalenderjahr. Grundlage ist § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV).
Für die Lohnabrechnung ist das Lohnkonto die zentrale Nachweisgrundlage gegenüber dem Finanzamt – anders als das Lohnjournal, das alle Mitarbeitenden für einen Abrechnungszeitraum zusammenfasst, dokumentiert das Lohnkonto eine einzelne Person über das ganze Jahr hinweg.
Welche Pflichtangaben ein Lohnkonto enthalten muss
Nach § 4 LStDV müssen Arbeitgeber im Lohnkonto unter anderem festhalten:
- Vorname, Familienname, Geburtsdatum und Wohnort der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
- Die maßgeblichen Besteuerungsmerkmale aus den ELStAM-Daten, inklusive Änderungszeitpunkt bei Anpassungen
- Bei jeder Lohnabrechnung: Tag der Lohnzahlung und den zugehörigen Lohnzahlungszeitraum
- Den Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, sowie die jeweils einbehaltene Lohnsteuer
- Sachbezüge einzeln bezeichnet, mit Abgabetag oder -zeitraum, Abgabeort und angesetztem Wert
- Pauschal versteuerte Bezüge nach §§ 40 bis 40b EStG samt der darauf entfallenden Lohnsteuer
Elektronische Führung ist zulässig
Das Betriebsstättenfinanzamt kann bei Arbeitgebern, die ein maschinelles Abrechnungsverfahren nutzen, Ausnahmen von einzelnen Aufzeichnungspflichten zulassen, sofern die Nachprüfbarkeit anderweitig sichergestellt bleibt. In der Praxis führen moderne Lohnabrechnungssysteme das Lohnkonto automatisch und vollständig elektronisch, sodass eine gesonderte Genehmigung meist nicht mehr erforderlich ist.
Die Aufbewahrungsfrist: sechs statt zehn Jahre
Ein wichtiger Unterschied zu vielen anderen Lohnunterlagen: Das Lohnkonto selbst muss nach § 41 Abs. 1 EStG nur sechs Jahre aufbewahrt werden – kürzer als die zehnjährige Frist, die etwa für das Lohnjournal oder allgemeine Buchhaltungsunterlagen nach § 147 AO gilt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist, also üblicherweise im Dezember oder im Monat des Austritts der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters.
Wichtig: Einzelne Belege und Nachweise, etwa zu Sachbezügen oder pauschal versteuerten Bezügen, können davon abweichenden, teils längeren Aufbewahrungspflichten unterliegen, wenn sie gleichzeitig als Buchführungsunterlagen gelten.
Abgrenzung zum Lohnjournal
Lohnkonto und Lohnjournal werden oft verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke: Das Lohnkonto begleitet eine einzelne Person über das gesamte Jahr, während das Lohnjournal alle Mitarbeitenden für einen einzelnen Abrechnungszeitraum zusammenfasst. Beide Dokumente ergänzen sich in der Praxis, unterliegen jedoch unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Anlage eines neuen Lohnkontos bei Beschäftigungsbeginn
- Laufende Eintragung aller Pflichtangaben bei jeder monatlichen Abrechnung
- Dokumentation von Sachbezügen und pauschal versteuerten Bezügen im Detail
- Abschluss des Lohnkontos zum Jahresende oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Aufbewahrung für sechs Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres
Relevanz für Startups und KMU
Für die meisten Unternehmen läuft die Führung des Lohnkontos vollständig automatisiert über die eingesetzte Lohnabrechnungssoftware. Relevant wird das Thema vor allem bei einer Betriebsprüfung, wenn einzelne Jahre rückwirkend lückenlos nachgewiesen werden müssen.
Praxistipp: Prüfen Sie bei einem Wechsel der Lohnabrechnungssoftware oder des Dienstleisters, ob die historischen Lohnkonten vollständig übernommen oder zumindest weiterhin zugänglich archiviert werden. Ohne durchgängigen Zugriff wird eine spätere Betriebsprüfung unnötig aufwendig.
Häufige Fehlerquellen
- Unvollständige Sachbezugsdokumentation, obwohl diese einzeln aufzuzeichnen ist
- Vorzeitige Löschung vor Ablauf der sechsjährigen Aufbewahrungsfrist
- Verwechslung mit dem Lohnjournal, obwohl unterschiedliche Fristen und Zwecke gelten
- Datenverlust bei Anbieterwechsel, wenn historische Lohnkonten nicht vollständig übergeben werden
Kurz zusammengefasst
Das Lohnkonto dokumentiert lohnsteuerlich relevante Daten einer einzelnen Mitarbeiterin oder eines einzelnen Mitarbeiters über das gesamte Kalenderjahr und muss sechs Jahre aufbewahrt werden. Für HR zählt vor allem eine vollständige, laufende Pflege aller Pflichtangaben sowie eine lückenlose Archivierung, insbesondere bei einem Wechsel des Abrechnungssystems.
Verwandte Begriffe: Lohnjournal, Lohnsteuer