Das DaBPV-Verfahren (Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung) ist ein digitales Meldeverfahren, mit dem Arbeitgeber die Elterneigenschaft und die Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder ihrer Mitarbeitenden automatisiert beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abrufen. Die Daten bilden die Grundlage für Zu- oder Abschläge beim Pflegeversicherungsbeitrag.
Für die Lohnabrechnung ersetzt das DaBPV-Verfahren die frühere manuelle Abfrage von Kinderdaten bei Mitarbeitenden durch einen automatisierten, zentralen Datenabgleich.
Warum es das Verfahren gibt
Seit dem 1. Juli 2023 hängt der Beitragssatz zur Pflegeversicherung von der Anzahl der Kinder ab. Kinderlose Mitarbeitende ab 23 Jahren zahlen einen Zuschlag von 0,6 Prozentpunkten, während Eltern mit mehreren Kindern unter 25 Jahren einen Abschlag erhalten. Um diese Differenzierung korrekt und einheitlich umzusetzen, führte der Gesetzgeber das DaBPV-Verfahren ein – verpflichtend seit dem 1. Juli 2025.
Wie das Verfahren funktioniert
Arbeitgeber übermitteln die steuerliche Identifikationsnummer einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV). Diese fragt beim Bundeszentralamt für Steuern die Elterneigenschaft und die Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder ab und meldet das Ergebnis an den Arbeitgeber zurück. Die Lohnabrechnungssoftware übernimmt diese Daten anschließend automatisch für die Beitragsberechnung.
Voraussetzungen für die Teilnahme
Damit eine Meldung im DaBPV-Verfahren erstellt werden kann, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die betroffene Person ist gesetzlich pflegeversicherungspflichtig
- Die steuerliche Identifikationsnummer ist im Personalstamm korrekt hinterlegt
Fehlt eine dieser Voraussetzungen, lässt sich keine Meldung erstellen – die Beitragsberechnung muss dann übergangsweise auf anderer Grundlage erfolgen.
Was bei abweichenden Rückmeldungen passiert
Stimmen die vom BZSt zurückgemeldeten Daten nicht mit der tatsächlichen Anzahl der Kinder überein, können Arbeitgeber und Mitarbeitende die Angaben korrigieren lassen. In der Praxis bedeutet das zusätzlichen Abstimmungsaufwand, insbesondere wenn Kinder aus früheren Verfahren nicht korrekt übernommen wurden.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Erfassung der steuerlichen Identifikationsnummer im Personalstamm
- Anmeldung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zum DaBPV-Verfahren
- Automatischer Datenabruf über die DSRV beim BZSt
- Übernahme der Rückmeldung zu Elterneigenschaft und Kinderanzahl in die Lohnabrechnung
- Korrektur bei abweichenden oder fehlerhaften Rückmeldungen
Relevanz für Startups und KMU
Auch kleinere Unternehmen sind zur Teilnahme am DaBPV-Verfahren verpflichtet, sobald sie pflegeversicherungspflichtige Mitarbeitende beschäftigen. Da das Verfahren noch vergleichsweise jung ist, lohnt sich für die Personalabteilung eine erhöhte Aufmerksamkeit bei den ersten Rückmeldungen, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Praxistipp: Prüft bei Einführung des Verfahrens stichprobenartig, ob die zurückgemeldete Kinderanzahl mit euren bisherigen Personalunterlagen übereinstimmt. So lassen sich Fehler in der Beitragsberechnung frühzeitig erkennen, bevor sie sich über mehrere Monate fortsetzen.
Häufige Fehlerquellen
- Fehlende oder fehlerhafte Identifikationsnummer, wodurch keine Meldung erstellt werden kann
- Nicht erkannte Abweichungen zwischen Rückmeldung und tatsächlicher Kinderanzahl
- Verzögerte Korrektur bei fehlerhaften Rückmeldungen, was zu falscher Beitragsberechnung über mehrere Monate führt
- Fehlende technische Anbindung an die DSRV bei Unternehmen ohne bestehende Schnittstelle
Kurz zusammengefasst
Das DaBPV-Verfahren ermittelt automatisiert die Elterneigenschaft und Kinderanzahl von Mitarbeitenden für die korrekte Berechnung des Pflegeversicherungsbeitrags. Es ist seit Juli 2025 für alle beitragsabführenden Stellen verpflichtend. Für HR zählt vor allem eine korrekt hinterlegte Identifikationsnummer sowie eine sorgfältige Prüfung der ersten Rückmeldungen.
Verwandte Begriffe: Sozialversicherungsbeiträge, Beitragsgruppenschlüssel