ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale und bezeichnet das digitale Verfahren, über das Arbeitgeber die für die Lohnsteuerberechnung notwendigen Daten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters direkt beim Finanzamt abrufen. Das Verfahren hat die frühere Papier-Lohnsteuerkarte vollständig abgelöst.
Für die Lohnabrechnung ist ELStAM von zentraler Bedeutung, da ohne einen erfolgreichen Abruf keine korrekte Lohnsteuerberechnung möglich ist.
Welche Daten ELStAM enthält
Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale umfassen insbesondere:
- Steuerklasse der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters
- Anzahl der Kinderfreibeträge
- Kirchensteuermerkmal (Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuerberechnung)
- Freibeträge, die beim Finanzamt individuell beantragt wurden (z.B. Werbungskosten, Sonderausgaben)
- Faktor bei Ehepaaren mit dem sogenannten Faktorverfahren als Alternative zur Steuerklassenkombination III/V
Wie der ELStAM-Abruf funktioniert
- Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter teilt dem Arbeitgeber bei Beschäftigungsbeginn Geburtsdatum und steuerliche Identifikationsnummer mit
- Der Arbeitgeber meldet die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter beim ELStAM-Verfahren der Finanzverwaltung an
- Das Finanzamt stellt die hinterlegten Abzugsmerkmale elektronisch zum Abruf bereit
- Die Lohnabrechnungssoftware ruft die Daten automatisiert ab und wendet sie auf die monatliche Abrechnung an
- Bei Änderungen (z.B. Heirat, Geburt eines Kindes, Steuerklassenwechsel) aktualisiert das Finanzamt die Daten, der Arbeitgeber ruft die neuen Werte automatisch beim nächsten Abrechnungslauf ab
Wer die ELStAM-Daten ändern kann
Der Arbeitgeber hat keinen eigenen Einfluss auf die hinterlegten Werte – er ruft sie lediglich ab und wendet sie an. Änderungen, etwa ein Steuerklassenwechsel bei Verheirateten oder die Eintragung eines Freibetrags, müssen Mitarbeitende selbst über das Finanzamt bzw. das ELSTER-Portal veranlassen.
Wichtig für HR: Bei Rückfragen zu falsch erscheinender Steuerklasse oder fehlenden Freibeträgen ist nicht der Arbeitgeber, sondern das zuständige Finanzamt der richtige Ansprechpartner für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter.
Relevanz für Startups und KMU
Beim Onboarding neuer Mitarbeitender ist der korrekte und zügige ELStAM-Abruf einer der ersten Schritte in der Lohnabrechnung – ohne erfolgreichen Abruf kann die erste Gehaltsabrechnung nicht korrekt erstellt werden. Verzögerungen entstehen in der Praxis häufig durch falsch übermittelte Identifikationsnummern oder Geburtsdaten.
Praxistipp: Prüft bei Neueinstellungen frühzeitig, ob die steuerliche Identifikationsnummer korrekt und vollständig vorliegt – ein einziger Zahlendreher führt dazu, dass der ELStAM-Abruf fehlschlägt und die erste Abrechnung sich verzögert.
Häufige Fehlerquellen
- Fehlerhafte Identifikationsnummer bei der Anmeldung zum Abruf
- Verspätete erste Anmeldung, wodurch die erste Gehaltsabrechnung ohne aktuelle Steuermerkmale erfolgen muss
- Nicht bemerkte Änderungen, wenn die Lohnabrechnungssoftware neue ELStAM-Daten nicht rechtzeitig vor dem Abrechnungslauf abruft
- Verwechslung der Zuständigkeit, wenn Mitarbeitende Änderungswünsche fälschlich beim Arbeitgeber statt beim Finanzamt einreichen
Kurz zusammengefasst
ELStAM ist das elektronische Verfahren, über das Arbeitgeber die für die Lohnsteuerberechnung notwendigen Merkmale wie Steuerklasse und Freibeträge direkt beim Finanzamt abrufen. Für HR ist entscheidend, bei Neueinstellungen korrekte Stammdaten bereitzustellen und bei Rückfragen zu Steuerklasse oder Freibeträgen an das zuständige Finanzamt zu verweisen.
Verwandte Begriffe: Lohnsteuer, Arbeitnehmerbrutto