Ein Sachbezug ist eine Form des geldwerten Vorteils, bei der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt einer Geldzahlung eine Sache, Dienstleistung oder einen Nutzungsvorteil erhalten – etwa einen Warengutschein, eine kostenlose Mahlzeit oder eine verbilligte Unterkunft. Sachbezüge zählen grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, können aber bis zu bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben.
Für HR sind Sachbezüge vor allem deshalb interessant, weil sie sich als zusätzlicher Benefit anbieten, ohne dass dafür in gleicher Höhe Lohnnebenkosten anfallen wie bei einer regulären Gehaltserhöhung.
Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze
Der wichtigste Freibetrag in der Praxis ist die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Bleibt der Gesamtwert aller Sachbezüge einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters innerhalb eines Monats unter dieser Grenze, fallen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge an.
Wichtig zu wissen: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet: Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig – nicht nur der übersteigende Teil.
Typische Beispiele für Sachbezüge
- Guthabenkarten oder Gutscheine, die bei einem oder mehreren Akzeptanzpartnern eingelöst werden können
- Tankgutscheine oder Zuschüsse zu Mobilitätskarten
- Restaurant-Schecks für die Verpflegung während der Arbeitszeit
- Kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten in einer Betriebskantine
- Firmenfitness-Angebote, sofern sie als Sachleistung und nicht als Geldzuschuss gestaltet sind
Amtliche Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft
Neben der 50-Euro-Freigrenze existieren für bestimmte, regelmäßig wiederkehrende Sachbezüge feste amtliche Sachbezugswerte, die jährlich per Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) festgelegt werden. Das betrifft insbesondere:
- Verpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen), etwa wenn Mitarbeitende regelmäßig in der Betriebskantine verpflegt werden
- Unterkunft und Wohnung, etwa bei mitarbeitendem Personal mit Werkswohnung
Diese Werte gelten unabhängig von der 50-Euro-Freigrenze und werden stattdessen direkt mit dem festgelegten Pauschalbetrag versteuert.
Abgrenzung zum geldwerten Vorteil
Ein Sachbezug ist immer ein geldwerter Vorteil, aber nicht jeder geldwerte Vorteil ist ein Sachbezug: Die private Nutzung eines Firmenwagens etwa wird über die 1-%-Regelung bewertet und unterliegt eigenen Regeln, nicht der 50-Euro-Freigrenze. Diese gilt ausschließlich für klassische Waren- und Gutscheinleistungen.
Ablauf in der Lohnabrechnung
- Ermittlung aller Sachbezüge einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters innerhalb eines Kalendermonats
- Prüfung, ob die Summe unter der 50-Euro-Freigrenze bleibt Bei Überschreitung: vollständige Versteuerung und Verbeitragung des Gesamtbetrags
- Bei amtlichen Sachbezugswerten (Verpflegung, Unterkunft): gesonderte Verbuchung nach den festgelegten Pauschalwerten
- Dokumentation der gewährten Sachbezüge für eine mögliche Betriebsprüfung
Relevanz für Startups und KMU
Die 50-Euro-Freigrenze wird in der Praxis häufig über digitale Guthabenkarten ausgeschöpft, die sich unkompliziert monatlich aufladen lassen – ein beliebtes, einfach verwaltbares Benefit gerade für kleinere Teams. Entscheidend ist dabei, dass keine weiteren Sachbezüge im selben Monat hinzukommen, da sonst die gesamte Freigrenze rückwirkend entfällt.
Praxistipp: Führt eine zentrale Übersicht, welche Sachbezüge eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem Monat bereits erhalten hat – etwa wenn zusätzlich zu einer Guthabenkarte noch ein Geburtstagsgeschenk oder ein weiterer Gutschein gewährt wird, ist die 50-Euro-Grenze schnell überschritten.
Häufige Fehlerquellen
- Unbeabsichtigtes Überschreiten der Freigrenze durch mehrere, unabhängig voneinander gewährte Sachbezüge im selben Monat
- Verwechslung von Freigrenze und Freibetrag, wodurch fälschlich nur der übersteigende Betrag versteuert wird
- Fehlende Berücksichtigung amtlicher Sachbezugswerte bei regelmäßiger Verpflegung oder Unterkunft
- Bargeldähnliche Gutscheine, die steuerlich nicht als Sachbezug, sondern als Geldleistung eingestuft werden, da sie zu frei einsetzbar sind
Kurz zusammengefasst
Ein Sachbezug ist eine Sachleistung anstelle von Bargeld, die bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Wird diese Grenze überschritten, entfällt die Steuerfreiheit für den gesamten Betrag. Für HR ist eine zentrale Übersicht aller gewährten Sachbezüge entscheidend, um die Freigrenze nicht versehentlich zu überschreiten.
Verwandte Begriffe: Geldwerter Vorteil, Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge