Die Entgeltumwandlung bezeichnet den Verzicht auf einen Teil des Bruttogehalts zugunsten einer Einzahlung in eine betriebliche Altersvorsorge (bAV). Statt sich einen Teil des Gehalts auszahlen zu lassen, fließt dieser Betrag direkt in einen Vorsorgevertrag – vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
Sie ist der mit Abstand häufigste Weg, über den Mitarbeitende in Deutschland eine betriebliche Altersvorsorge aufbauen, und für Personalabteilungen eines der Themen, bei denen sich rechtliches Grundwissen direkt in der Lohnabrechnung niederschlägt.
Der gesetzliche Anspruch
Seit 2002 haben Arbeitnehmer:innen einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung (§ 1a BetrAVG) – bis zu einer Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze (West) in der allgemeinen Rentenversicherung. Das bedeutet: Verlangt ein:e Mitarbeitende:r die Umwandlung, muss der Arbeitgeber sie ermöglichen, unabhängig davon, ob er selbst eine bAV aktiv anbietet.
Für HR-Verantwortliche heißt das: Auch wenn im Startup noch kein bAV-Anbieter ausgewählt wurde, kann die Anfrage jederzeit kommen – ein guter Grund, das Thema nicht erst bei der ersten konkreten Nachfrage anzugehen.
Wie die Entgeltumwandlung finanziell wirkt
Der wesentliche Vorteil liegt in der doppelten Abgabenfreiheit während der Ansparphase:
- Sozialversicherungsfrei bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) in der allgemeinen Rentenversicherung
- Steuerfrei bis zu 8 % der BBG (aktuell 2026, jährlich anzupassen)
Für Mitarbeitende bedeutet das: Von 100 € umgewandeltem Bruttogehalt landet – abhängig vom individuellen Steuersatz – oft nur ein Bruchteil als tatsächliche Nettoeinbuße im Portemonnaie, während der volle Betrag in die Altersvorsorge fließt.
Der Arbeitgeberzuschuss – keine Kür, sondern Pflicht
Ein Punkt, der in der Praxis häufig zu Nachfragen führt: Da der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge spart, ist er verpflichtet, mindestens 15 % des umgewandelten Betrags als Zuschuss weiterzugeben (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Diese Pflicht gilt seit 2019 für neue und seit 2022 auch für bestehende Verträge.
Praxistipp für die Lohnbuchhaltung: Der Zuschuss muss korrekt und nachvollziehbar in der Abrechnung ausgewiesen werden. Gerade bei mehreren parallel laufenden Verträgen oder Anbieterwechseln ist eine klare Dokumentation entscheidend, um bei Betriebsprüfungen oder Nachfragen von Mitarbeitenden sofort auskunftsfähig zu sein.
Ablauf in der Praxis
- Mitarbeitende:r äußert den Wunsch nach Entgeltumwandlung (oder das Unternehmen bietet sie proaktiv an)
- Auswahl des Durchführungswegs (meist Direktversicherung oder Pensionskasse) und eines Anbieters
- Individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in über die Höhe der Umwandlung
- Umsetzung in der monatlichen Lohnabrechnung: Bruttogehalt wird um den Umwandlungsbetrag reduziert, der Arbeitgeberzuschuss wird ergänzt
- Laufende Pflege bei Gehaltsänderungen, Elternzeit, Wechsel des Beschäftigungsumfangs etc.
Relevanz für Startups und KMU
Für junge Unternehmen ist die Entgeltumwandlung oft der pragmatischste Einstieg in die betriebliche Altersvorsorge: Es entstehen keine hohen Fixkosten, da die Mitarbeitenden den Großteil selbst finanzieren – das Unternehmen trägt im Kern nur den gesetzlichen 15-%-Zuschuss.
Gleichzeitig ist sie ein Benefit, der bei Bewerbungsgesprächen zunehmend aktiv nachgefragt wird, besonders von erfahreneren Fachkräften. Wer als Startup hier bereits einen klaren Prozess vorweisen kann, punktet im Recruiting – ohne dass dafür ein großes Vorsorgebudget nötig wäre.
Typische Fehlerquellen
- Falsche Berechnungsgrundlage: Der 15-%-Zuschuss wird nicht oder falsch berücksichtigt
- Fehlende Anpassung bei Gehaltsänderungen, wodurch der prozentuale Umwandlungsanteil nicht mehr korrekt abgebildet wird
- Unklare vertragliche Grundlage, wenn die Vereinbarung zur Entgeltumwandlung nicht sauber dokumentiert ist
- Verwechslung mit anderen Vorsorgeformen, etwa arbeitgeberfinanzierten Zusagen ohne Gehaltsverzicht
Kurz zusammengefasst
Die Entgeltumwandlung ist der zentrale Hebel, über den Mitarbeitende in Deutschland eigenständig eine betriebliche Altersvorsorge aufbauen – steuerlich begünstigt und mit gesetzlich vorgeschriebenem Arbeitgeberzuschuss. Für die Personalabteilung ist entscheidend, den Prozess von der ersten Anfrage bis zur laufenden Abrechnung sauber und nachvollziehbar zu gestalten.
Verwandte Begriffe: Betriebliche Altersvorsorge (bAV), Arbeitgeberbrutto, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer